Centraliserad skanning har gett myndigheterna förmågan att skanna gamla filer och aktuella pappersdokument i elektroniskt format för att dela, arkivera och hantera på ett effektivare sätt. I takt med att nya dokument och material skapas och behöver läggas till ett befintligt elektroniskt arkiv, är den centraliserade skanningprocessen och infrastrukturen en kostsam och ineffektiv process och därför har Lexmark introducerat processen för distribuerad skanning genom de smarta multifunktionsskrivarna för att möjliggöra en effektiv metod vid lagring av pappersdokument och information som en del av den normala processen för att hantera papper i elektroniskt format, som kan sammanfoga dessa nya dokument i en mapp för den befintliga elektroniska posten.
Distribuerad skanning erbjuder följande fördelar:
- Minskade arbetskostnader
- Snabbare åtkomst till skannad information i hela organisationen
- Eliminerade kostnader för transport av dokument som ska skannas
- Minskade utskriftskostnader i hela organisationerna
- Minska antalet skrivare i företaget
- Förbättra exakthet i metadatahanteringen
